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2012年1月23日 (月)

経理担当者のための法定調書の作成事務Q&A

Q1 提出が必要な法定調書について教えてください。

A 会社や個人事業主など(以下、会社等)が給与や特定の報酬・料金などを支払った場合、その支払先や報酬・料金等の内容、支払金額などを記載した源泉徴収票や支払調書などの書類(法定調書)を作成し、税務署に提出しなければなりません。
 税務署は、提出された法定調書をもとに、支払先の収入金額を把握することになるため、誤った記載があると、支払先の申告内容に疑義が生じる恐れがありますので、作成にあたっては注意が必要です。
 一般に、1月31日までに提出しなければならない法定調書は、次の6種類です。

1.給与所得の源泉徴収票・給与支払報告書
2.退職所得の源泉徴収票・特別徴収票
3.報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
4.不動産の使用料等の支払調書
5.不動産の譲受けの対価の支払調書
6.不動産等の売買又は貸付のあっせん手数料の支払調書

Q2 法定調書の手順について教えてください。

A 法定調書は、会計帳簿などから支払先ごとに平成23年中の支払金額を抽出し、集計してください。支払先ごとに、次のルールで集計した1年間の支払金額の合計により提出が必要がどうかを判定します。

1.支払金額は原則として平成23年中に支払の確定したものを消費税等の額を含めて記載します。
2.未払いの金額がある場合はその金額を支払金額欄に内書きします。

Q3 それぞれの法定調書について注意すべき点はありますか。
 
A 各法定調書ごとにそれぞれ次のような注意点があります。

(1)給与所得の源泉徴収票・給与支払報告書
 給与所得の源泉徴収票はすでに年末調整において作成されています。その作成されたものから提出が必要なものを抽出します。
 1年間に支払った給与の全て(年末調整をしなかったものを含む)を対象に支払金額や甲欄、乙欄の区分などに従い、従業員ごとに提出の要否を判定します。
※「給与所得の支払報告書」は、その受給者(社員など)の住所地の市区町村に提出します。
 
(2)退職所得の源泉徴収票・特別徴収票
 平成23年中に役員に支払うことが確定した退職手当等は支払金額にかかわらず、すべて提出が必要になります。
※平成23年中に株主総会等で支払が確定した退職手当等が未払いとなっているものも含まれます。「退職所得の特別徴収票」は、その受給者(社員など)の住所地の市区町村に提出します。

(3)報酬、料金等(報酬、料金、契約金、賞金)
 支払調書の作成対象となる法主料金等を法人や個人に支払った場合に、1年間の支払金額が提出範囲に該当するときは、源泉徴収税額が生じているか否かに関わらず、支払調書を作成し、提出しなければなりません。
※行政書士に支払う報酬は、この報酬・料金等に該当しません。司法書士に支払う報酬に登録免許税や印紙税が含まれている場合、それらの金額を除いた金額が司法書士の報酬になります。

(4)給与所得の源泉徴収等の法定調書合計表
 以上の6種類の法定調書の他に、これらの法定調書を集計した「給与所得の源泉徴収等の法定調書合計表」も一緒に提出する必要があります。
 「調書の提出区分」欄などが追加され、様式が改定されていますので、記載漏れに注意してください。
※合計表には、提出が必要な法定調書だけでなく、提出が不要とされる法定調書分も含めて報酬等ごとに支払金額の合計金額を集計し、記載します。
 
Q4 作成した支払調書は支払先に送る必要はありますか。

A 法定調書のうち、給与所得の源泉徴収票と退職所得の源泉徴収票については、支払先(社員など)へ交付しなければなりません。
 他の報酬等の法定調書は支払先に交付する必要はありませんが、確認等のために交付することは有効かもしれません。

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